Buchhaltung neu denken mit Excel Power Query

Gewähltes Thema: Einsatz von Excel Power Query für Buchhaltungsdaten. Entdecken Sie, wie strukturierte Abfragen Routinearbeiten beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und Monatsabschlüsse verlässlich wiederholbar machen. Abonnieren Sie unseren Newsletter, wenn Sie Vorlagen, Checklisten und praxisnahe Workflows erhalten möchten.

Prüfregeln und Plausibilitäten

Validieren Sie Datentypen, Perioden und Kontenpläne systematisch. Bedingte Spalten markieren unzulässige Buchungskreise, fehlende Kostenstellen oder negative Bruttobeträge. Summenabgleiche pro Konto und Zeitraum erhöhen Vertrauen in jeden Abschluss.

Dubletten- und Fehlersuche

Über Join-Arten (Anti-, Inner-, Left-) finden Sie fehlende Gegenbuchungen, doppelte Belege und inkonsistente Partnernummern. Fehlerzeilen werden separat protokolliert, damit Korrekturen nachvollziehbar bleiben und Regelwerke kontinuierlich verbessert werden.

Audit-Trail mit Abfrageschritten

Jeder Transformationsschritt bleibt sichtbar. Beschreiben Sie Logik direkt im Abfrage-Editor, versionieren Sie Änderungen und exportieren Sie eine Übersicht der Schritte. Teilen Sie Ihr Vorgehen im Team und sammeln Sie Feedback zur Klarheit.

Praxisstory: Monatsabschluss in 30 Minuten

Kontenabstimmung ohne Nachtschicht

Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchdaten wurden per Schlüssel sauber verknüpft. Abweichungen über Toleranz wurden markiert und in einer separaten Tabelle gesammelt. Das Team sah früh, wo Klärungen notwendig waren, statt spät zu reagieren.

USt-VA aus einem Abfrageskript

Die Umsatzsteuer-Logik wanderte in klare M-Regeln: Netto, Steuerbetrag, Steuerschlüssel, Land, Zeitraum. Eine Pivot-Auswertung über die transformierten Daten lieferte belastbare Summen. Prüfschritte dokumentierten auffällige Steuercodes automatisch.

Abweichungen sichtbar machen

Mit Abgleichstabellen und benutzerdefinierten Spalten wurden Plan-Ist-Differenzen automatisch berechnet. Farbcodierte Flags wiesen auf Verletzungen von Schwellenwerten hin. Abonnieren Sie Updates, um die Vorlage für Ihre Kontenstruktur zu erhalten.

Performance und Best Practices für schnelle Abfragen

Query Folding verstehen

Wenn möglich, lässt Power Query Transformationen auf die Quelle zurückfalten. Filter und Aggregationen laufen dann direkt in SQL und liefern schlanke Resultsets. Prüfen Sie die Vorschauindikatoren, definieren Sie Indizes und verwenden Sie Views sinnvoll.

Parameter, Staging und Zwischenschritte

Legen Sie Staging-Queries für Rohdaten an, referenzieren Sie diese für Bereinigungen und Modelle. Parameter steuern Perioden, Pfade und Mandanten. Vermeiden Sie unnötige Materialisierung und nutzen Sie Zwischenschritte nur zur Nachvollziehbarkeit.

Saubere Typisierung und Lokalisation

Definieren Sie Datentypen konsequent: Datum, Dezimal, Text, Währung. Einheitliche Währungsformate und Dezimaltrennzeichen verhindern Rundungsfehler. Teilen Sie Ihre Typisierungs-Checkliste, damit andere sie übernehmen und verbessern können.

Zusammenarbeit und Automatisierung im Team

Speichern Sie Abfragen als Funktionen, erstellen Sie Ordnerabfragen mit Parametern und liefern Sie Beispieldateien gleich mit. So repliziert Ihr Team Prozesse schnell für neue Mandanten oder Gesellschaften ohne erneute Modellierung.

Sicherheit, Compliance und Vertrauen

Verarbeiten Sie nur notwendige Felder, maskieren Sie personenbezogene Angaben und entfernen Sie Testdaten konsequent. Dokumentierte Löschroutinen und Pseudonymisierung stärken die DSGVO-Konformität ohne die Auswertungsqualität zu beeinträchtigen.

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Kontenabstimmung ohne Nachtschicht

USt-VA aus einem Abfrageskript

Abweichungen sichtbar machen

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Query Folding verstehen

Parameter, Staging und Zwischenschritte

Saubere Typisierung und Lokalisation

Zusammenarbeit und Automatisierung im Team

Sicherheit, Compliance und Vertrauen